Besluit  gemeenteraad

besluit

Art. 1: De gemeenteraad keurt volgend reglement op de erkenning van verenigingen goed, dit reglement vervangt alle voorgaande reglementen of erkenningen:

Art. 1: algemeen

Verenigingen kunnen een aanvraag indienen tot erkenning als Koksijdse vereniging door het college van burgemeester en schepenen. Een erkenning geldt voor een beleidsperiode en wordt na de installatie van de gemeenteraad opnieuw aangevraagd.

Een vereniging moet een keuze maken bij de aanvraag als welke soort vereniging er een erkenning aangevraagd wordt. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen deze verenigingen:

• Socioculturele vereniging
• Sportvereniging
• Jeugdvereniging
• Buurtcomité
• Feestcomité
• Ondernemersvereniging
• Oudervereniging
• Landelijk erkende verenigingen met lokale werking

Een vereniging erkend onder de ene categorie (bv als jeugdvereniging) kan geen extra erkenning krijgen onder een andere categorie (bv als sport- of socio-culturele vereniging of feestcomité) . Aan elk van de soorten erkenningen kan de gemeente specifieke voordelen toekennen, via de bevoegde organen.

Art. 2: algemene voorwaarden tot erkenning

Om voor erkenning in aanmerking te komen, moet een vereniging blijvend voldoen aan deze cumulatieve voorwaarden:

• Structuur:
• een bestuur met minimaal 3 bestuursleden die wonen op een verschillend adres in Koksijde en geen familiebanden hebben met elkaar tot de vierde graad in de rechte of zijlijn.
• er wordt één natuurlijke persoon, wonende in Koksijde, aangeduid als aanspreekpunt naar de gemeente - via een e-mailadres en gsm/tel nr.
• Juridische vorm: de vereniging heeft een juridische vorm op maat van werking en schaal:
• feitelijke verenigingen: zonder rechtspersoonlijkheid een samenwerking van mensen, belangrijk om één verantwoordelijke persoon van de feitelijke vereniging aan te duiden met e-mailadres.
• vereniging met rechtspersoonlijkheid: een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) opgericht door mensen, die voldoet aan de vereisten zoals bepaald in het wetboek vennootschappen en verenigingen (WVV). Vanuit de gemeente wordt deze vorm aanbevolen.
• De vereniging heeft een rekeningnummer op naam van de vereniging.
• Niet commercieel en niet discriminerend doel: de vereniging heeft een uitgeschreven niet-discriminerende doelstelling. Deze voldoet aan de non-discriminatieclausule van artikel 11 van dit reglement. De doelstelling mag niet-commercieel van aard zijn of de verrijking van een lid of een beperkte groep van leden van de vereniging beogen. De vereniging bepaalt bij de aanvraag tot erkenning specifiek het belangeloos goede doel waarvoor het saldo van de vereniging bij stopzetting of vereffening wordt bestemd.
• Lokaal karakter en actieve werking: de vereniging richt zich tot de inwoners van de gemeente Koksijde en wie er tijdelijk verblijft en de werking vindt vooral plaats op het grondgebied van Koksijde (minimaal de helft+1 van de activiteiten, bestuursvergadering worden niet als activiteiten beschouwd) of ze kunnen aantonen dat (als de activiteiten niet beoefend kunnen worden op het grondgebied van de gemeente) zij zich actief richten tot de inwoners van Koksijde (toe te lichten door de vereniging in hun doel of hun statuten).
• Openheid en inclusiviteit: bij ledenwerving is de vereniging niet-discriminerend en de activiteiten zijn toegankelijk voor iedereen, zoals bepaald in de non discriminatieclausule van artikel 11 van dit reglement.
• Verzekeringen: de vereniging heeft de op maat van haar werking en schaal gangbare verzekeringen afgesloten en (bestuurs)leden en vrijwilligers zijn hiervan op de hoogte. Gemeente Koksijde beveelt ten stelligste aan om een burgerrechtelijke aansprakelijkheidsverzekering aan te gaan (voor de bestuursleden en de vrijwilligers). Idem voor een verzekeringspolis lichamelijke ongevallen.
• Nederlandse voertaal: de Nederlandse taal is de voertaal binnen de vereniging, in haar externe communicatie en in haar contacten met Gemeente Koksijde.
• Verenigingsloket: De vereniging moet geregistreerd zijn via het ‘Verenigingsloket’ www.vlaanderen.be/verenigingsloket

Art. 3: SPORTvereniging

Een vereniging die voldoet aan alle voorwaarden van artikel 2 en beantwoordt aan onderstaande cumulatieve voorwaarden kan een vraag indienen om uitsluitend erkend te worden als sportvereniging:

• Minstens 5 leden.
• De vereniging moet aangesloten zijn bij een erkende Vlaamse sportfederatie (volgens de meest recente limitatieve lijst van Sport Vlaanderen) of rechtstreeks erkend zijn door Sport Vlaanderen.

Art. 4: JEUGDvereniging

Een vereniging die voldoet aan alle voorwaarden van artikel 2 en beantwoordt aan onderstaande bijkomende cumulatieve voorwaarden kan een vraag indienen om uitsluitend erkend te worden als jeugdvereniging:

• Minstens 5 leden.
• Bij voorkeur aangesloten zijn bij een door de Vlaamse overheid erkende koepelorganisatie
• De vereniging moet zich schriftelijk en onvoorwaardelijk akkoord verklaren met de bepalingen van het Kinderrechtenverdrag
• De vereniging moet een regelmatige werking uitbouwen die voldoet aan de definitie van jeugdwerk, met activiteiten die voorbereid worden door een vaste jongerengroep en gericht zijn op kinderen en jongeren tot 30 jaar (max. leeftijd niet van toepassing voor G-leden). De werking moet in functie staan van ontmoeting en spel.

Art. 5: SOCIOCULTURELE vereniging (zoals bv. cultuur-, muziek-, toneel-, erfgoed-, vaderlandslievende, senioren-, dansverenigingen)

Een vereniging die voldoet aan alle voorwaarden van artikel 2 en beantwoordt aan onderstaande bijkomende cumulatieve voorwaarden kan een vraag indienen om uitsluitend erkend te worden als socioculturele vereniging:

• Minstens 5 leden.
• De socioculturele vereniging heeft als doel sociale, culturele en/of artistieke ontplooiing. Hieronder vallen onder andere volgende verenigingen:
• Verbindende verenigingen
• Ouderenverenigingen
• Actieve muziek- en folkloreverenigingen
• Toneelverenigingen
• Plaatselijke erfgoed- en historische verenigingen

Art. 6: buurtcomité

Een vereniging die voldoet aan alle voorwaarden van artikel 2 en aan onderstaande bijkomende cumulatieve voorwaarden kan een vraag indienen om uitsluitend erkend te worden als buurtcomité:

• Het buurtcomité heeft als doel activiteiten te organiseren voor de buurtbewoners en de betrokkenheid in de buurt te verhogen.
• Het comité bestaat uit minimaal vier buurtbewoners die elk op een verschillend adres in Koksijde en binnen de betreffende buurtgrenzen wonen.
• Een buurt is een duidelijk afgebakend gebied dat bestaat uit minimaal drie straten en dat door de bewoners als een bij elkaar horend geheel ervaren wordt.
• Het comité nodigt alle buurtbewoners uit en informeert hen over de activiteiten.
• Het comité organiseert minstens 2 buurtgerichte activiteiten per jaar - die in hoofdzaak gericht zijn op inwoners van de buurt.

Art. 7: feestcomité

Een vereniging die voldoet aan alle voorwaarden van artikel 2 en aan onderstaande bijkomende cumulatieve voorwaarden kan een vraag indienen om uitsluitend erkend te worden als feestcomité:

• Het feestcomité heeft als doel activiteiten te organiseren die binnen de kern plaatsvinden en voor iedereen toegankelijk zijn.
• Het feestcomité is een vzw die per dorpskern (Sint-Idesbald, Koksijde-Dorp, Oostduinkerke-Dorp en Wulpen) door de gemeente erkend wordt. Per kern kan slechts één feestcomité actief zijn.
• Het feestcomité bestaat uit minimaal negen inwoners van de betreffende kern of personen met een sterke verbondenheid en van wie minimaal zes woonachtig zijn op een verschillend adres in deze kern.
• Bestuursfuncties worden niet ingevuld door politieke uitvoerende mandatarissen en verwanten van de eerste graad.
• Het feestcomité organiseert minstens 2 activiteiten per jaar, op 2 verschillende dagen, op eigen initiatief of in samenwerking met de gemeente.

Art. 8: ONDERNEMERSvereniging

Een vereniging die voldoet aan alle voorwaarden van artikel 2 (uitgezonderd vereiste woonplaats van bestuursleden in Koksijde) en aan onderstaande bijkomende cumulatieve voorwaarden kan een vraag indienen om uitsluitend erkend te worden als ondernemersvereniging:

• De ondernemersvereniging heeft als doel de lokale economie te promoten en de samenwerking met de handelaars binnen het werkingsgebied te versterken.
• De ondernemersvereniging bestaat uit minstens 20 ondernemers (of personen met een leidinggevende functie), die telkens een andere onderneming vertegenwoordigt ingeschreven in de KBO en gevestigd in Koksijde.

Art. 9: OUDERvereniging

Een vereniging die voldoet aan alle voorwaarden van artikel 2 en beantwoordt aan onderstaande bijkomende cumulatieve voorwaarden kan een vraag indienen om uitsluitend erkend te worden als oudervereniging:

• Minstens 5 leden.
• De oudervereniging heeft als doel het bevorderen van de samenwerking tussen ouders, kinderen en school, en het versterken van de betrokkenheid van ouders bij het onderwijs en de schoolomgeving. De vereniging fungeert als een verbindende schakel tussen ouders en school.
• Het gaat om een schoolgebonden entiteit die op vrijwillige basis georganiseerd is en bestaat uit ouders van leerlingen van een school uit Koksijde die representatief is voor de ouders van de leerlingen van de betrokken school, die samenkomt en samenwerkt over schoolgebonden aangelegenheden onder leiding van een gekozen bestuur.
• Meer dan de helft van de leden wonen in Koksijde of de kinderen zijn schoolgaand in de school waarvan het de oudervereniging betreft.
• Per school kan er maximaal één oudervereniging erkend worden. 

Art. 10: Landelijk erkende verenigingen met lokale werking

Een vereniging die voldoet aan alle voorwaarden van artikel 2 (uitgezonderd vereiste woonplaats van bestuursleden) en beantwoordt aan onderstaande bijkomende cumulatieve voorwaarden kan een vraag indienen om uitsluitend erkend te worden als landelijke vereniging met lokale werking:

• Vereniging erkend op landelijk niveau of koepelorganisatie.
• Activiteiten toegankelijk voor inwoners van Koksijde.
• Aantoonbare lokale werking.

Deze erkenning geeft geen recht op gemeentelijke subsidies.

Art. 11: non-disriminitatieclausule

De aanvragende vereniging verbindt zich aan alle onderstaande punten:

a. geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden.

b. Elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.

c. De wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen, na te leven.

d. Als een vereniging een beroep doet op derden, de non-discriminatieclausule ter kennis te brengen aan hen - er dus voor zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.

Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan Gemeente Koksijde – rekening houdend met alle elementen – maatregelen nemen, incl. de intrekking van de erkenning.

Art 12: procedure erkenningsaanvraag

nieuwe vereniging:
De vereniging dient een aanvraag tot erkenning als vereniging in één van bovenvermelde categorieën in via het (online) aanvraagformulier (op de gemeentelijke website).
In de aanvraag geeft de vertegenwoordiger van de vereniging alle info mee zodat de verantwoordelijke van Gemeente Koksijde deze kan aftoetsen met de bepalingen om tot erkenning te komen.

erkenningsaanvraag na de vernieuwing van de gemeenteraden:
de al erkende verenigingen worden door het gemeentebestuur aangeschreven om hun erkenningsaanvraag als vereniging in één van bovenvermelde categorieën opnieuw in te dienen volgens de bepalingen van dit reglement. Deze dient binnen de dertig dagen volgend op de verzending van de brief of e-mail volgens de meest recent gekende gegevens bij de gemeente ingediend te worden.
Als Gemeente Koksijde geen aanvraag ontvangt voor de vervaldag, wordt de erkenning automatisch ingetrokken op de vervaldag.
Als er een aanvraag werd ingediend binnen die termijn, blijft de vereniging erkend tot de datum waarop het college van burgemeester en schepenen zich formeel heeft uitgesproken over een erkenningsaanvraag volgens dit reglement.
Het college van burgemeester en schepenen heeft het recht om te beslissen om een aanvraag die buiten de termijn valt (bv.na versturen van een herinnering van de oproep of verlenging van de termijn door wijziging van het bestuur van een vereniging) nog per case te beoordelen. In dat geval wordt de automatische intrekking opgeschort tot er een definitieve beslissing is genomen.

Art 13: beoordeling dossiers

Elke aanvraag tot erkenning wordt door de gemeentelijke diensten aan het college van burgemeester en schepenen voorbereid en voorgelegd. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te beslissen over de erkenning van een vereniging. Het college bepaalt eveneens als welk type vereniging de erkenning wordt verleend, op basis van de aanvraag en de bijhorende voorwaarden. Een vereniging kan slechts voor één type erkenning in aanmerking komen. Als het college beslist om een vereniging niet te erkennen, of niet volgens het gevraagde type, wordt deze beslissing gemotiveerd.

Art 14: intrekken erkenning

De gemeentelijke diensten kunnen op elk tijdstip een erkende vereniging vragen om (via de nodige documenten) aan te tonen dat nog steeds wordt voldaan aan de erkenningsvoorwaarden. Dit kan gebeuren op vraag van het college van burgemeester en schepenen, maar ook op eigen initiatief. Wanneer een vereniging niet meer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden, de procedures niet correct naleeft, bewust foutieve gegevens bezorgt of geen gevolg geeft aan een oproep tot indienen van extra informatie, kan het college van burgemeester en schepenen de erkenning intrekken.

Art 15: betwisting dossiers

Bij betwisting over de erkenning kan de vereniging een bezwaarschrift indienen, gericht aan het college van burgemeester en schepenen. De bevoegde gemeentelijke dienst(en) adviseren het college hierin.

Het college van burgemeester en schepenen beslist over het ingediende bezwaarschrift.

Art 16: overgangsbepaling: al erkende verenigingen

Alle Koksijdse verenigingen die officieel erkend zijn voor de bekendmakingsdatum van dit reglement, ontvangen een officieel schrijven om de erkenning als (soort) vereniging, volgens de voorwaarden van dit reglement, aan te vragen.

Deze vraag moet binnen de dertig dagen (volgend op de verzending van de brief of e-mail), volgens de meest recent bekende gegevens, bij de gemeente ingediend worden. Als er voor de vervaldag geen aanvraag ingediend werd, dan wordt de erkenning automatisch ingetrokken op de vervaldag.
Als een aanvraag werd ingediend binnen die termijn, blijft de vereniging erkend tot de datum waarop het college van burgemeester zich formeel heeft uitgesproken over de erkenningsaanvraag volgens dit reglement.
Het college van burgemeester en schepenen heeft het recht om te beslissen om een aanvraag die buiten deze termijn valt (bv. na versturen van een herinnering van haar oproep of verlenging van de termijn door wijziging van het bestuur van een vereniging), nog per case te beoordelen. In dat geval wordt de automatische intrekking opgeschort tot er een definitieve beslissing is genomen.