Gepubliceerd op 17/12/2025

GR 20251215 Vaststellen subsidiereglement voor straatfeeste..

Besluit gemeenteraad

ma 15/12/2025 - 18:00

Vaststellen subsidiereglement voor straatfeesten, voor erkende buurt- en feestcomités

Aanwezig: Koen Ringoot, voorzitter
Sander Loones, burgemeester
Patricia Vandenbroucke, Greet Verhaeghe, Björn Cools, Kirke Hillewaere, Lore Dezutter, schepenen
Stéphanie Anseeuw, Ivan Vancayseele, Bieke Dalle, Elwin Van Herck, Adelheid Hancke, Bart Pieters, Alain De Coster, Julie Paelinck, Dirk Decorte, Eddy Blomme, Danny Geryl, Dominique Vanbillemont, Jeroen Thieren, Siegline Driesse, Elke Pillen, Katleen Calcoen, Carlos Vanden Bussche, Cindy Vlaminck, Greta Cambier, raadsleden
Joeri Stekelorum, algemeen directeur

Verontschuldigd: Peter Hillewaere, schepen

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;

Gelet op de wet van 29 juli 1991 en latere wijzigingen betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen;

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 meer bepaald art. 41, 23°;

Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 15 december 2025 tot goedkeuring van het reglement met voorwaarden tot erkenning als Koksijdse vereniging;

Overwegende dat voor het gemeentebestuur verenigingen een belangrijke partner zijn voor de versterking van het sociaal weefsel;

Overwegende dat het gemeentebestuur zijn kader voor erkenning en subsidiëring van verenigingen wenst te hervormen;

Overwegende dat het gemeentebestuur initiatieven in buurten en dorpskernen faciliteert en ondersteunt om de verbinding en de sociale contacten tussen de bewoners te versterken;

Overwegende dat met dit subsidiereglement de gemeente buurtbewoners wil aanmoedigen om zelf initiatief te nemen en bij te dragen aan de organisatie van activiteiten in hun buurt of dorpskern. Deze subsidie wordt toegekend voor:

de organisatie van straatfeesten (straatcheque);
de erkende buurtcomités (buurtcheque);
de erkende feestcomités (feestcheque);

Publieke stemming

Aanwezig: Koen Ringoot, Sander Loones, Patricia Vandenbroucke, Greet Verhaeghe, Björn Cools, Kirke Hillewaere, Lore Dezutter, Stéphanie Anseeuw, Ivan Vancayseele, Bieke Dalle, Elwin Van Herck, Adelheid Hancke, Bart Pieters, Alain De Coster, Julie Paelinck, Dirk Decorte, Eddy Blomme, Danny Geryl, Dominique Vanbillemont, Jeroen Thieren, Siegline Driesse, Elke Pillen, Katleen Calcoen, Carlos Vanden Bussche, Cindy Vlaminck, Greta Cambier, Joeri Stekelorum

Voorstanders: Sander Loones, Patricia Vandenbroucke, Greet Verhaeghe, Björn Cools, Kirke Hillewaere, Lore Dezutter, Koen Ringoot, Ivan Vancayseele, Adelheid Hancke, Dirk Decorte, Eddy Blomme, Danny Geryl, Dominique Vanbillemont, Jeroen Thieren, Siegline Driesse, Greta Cambier

Onthouders: Stéphanie Anseeuw, Bieke Dalle, Elwin Van Herck, Bart Pieters, Alain De Coster, Julie Paelinck, Elke Pillen, Katleen Calcoen, Carlos Vanden Bussche, Cindy Vlaminck

Resultaat: Met 16 stemmen voor, 10 onthoudingen

besluit

Art. 1: De gemeenteraad keurt volgend subsidiereglement voor straatfeesten, voor erkende buurt- en feestcomités goed, dit reglement vervangt alle voorgaande reglementen:

Artikel 1 – Doel

Gemeente Koksijde faciliteert en ondersteunt initiatieven in buurten en dorpskernen om de verbinding en de sociale contacten tussen de bewoners te versterken. Met dit subsidiereglement wil de gemeente buurtbewoners aanmoedigen om zelf initiatief te nemen en bij te dragen aan de organisatie van activiteiten in hun buurt of dorpskern. Deze subsidie wordt toegekend volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd voor:

de organisatie van straatfeesten (straatcheque)
de erkende buurtcomités (buurtcheque)
de erkende feestcomités (feestcheque)

Artikel 2 – Voorwaarden

2.1. Straatcheque

De straatcheque wordt toegekend voor de organisatie van een straatfeest volgens deze voorwaarden:

het straatfeest richt zich tot alle bewoners van minstens één volledige straat of aaneengesloten straatgedeelte met een minimum van 10 geregistreerde huisnummers
het initiatief is laagdrempelig, heeft geen politiek, religieus of commercieel karakter en is geen privé-gebonden activiteit
het straatfeest behoort niet tot het activiteitenprogramma van de gemeente en wordt niet financieel ondersteund via een ander gemeentelijk initiatief of reglement
het feest vindt plaats in de betrokken straat/straten (in uitzonderlijke gevallen en na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen kan de locatie afwijken)
de organisatie gebeurt door minstens 2 volwassen bewoners met een verschillend adres in één of meer aaneensluitende straten, met Koksijde als officiële woonplaats

2.2. Buurt- of feestcheque

Om in aanmerking te komen voor een buurt- of feestcheque moet de initiatiefnemer:

erkend zijn als buurt- of feestcomité door gemeente Koksijde
het aanvraagformulier volledig en tijdig indienen

voor 1 maart (van hetzelfde kalenderjaar) bij een nieuw op te starten buurt- of feestcomité
voor 1 januari in het geval van al actieve buurt- of feestcomités

alle gevraagde bijlagen toevoegen

Artikel 3 – Subsidie

3.1. Straatcheque

Het bedrag van de straatcheque bedraagt 250 euro.
De straatcheque wordt max. 1 keer per kalenderjaar toegekend en is niet cumuleerbaar met andere subsidies.
De aanvraag kan het hele jaar door worden ingediend ten laatste 8 weken voor de start van de activiteit (via het digitaal evenementenloket op de website van de gemeente: www.koksijde.be).
Als de activiteit gewijzigd wordt of niet kan plaatsvinden, deelt de organisator die updates minstens 1 week op voorhand mee aan de bevoegde gemeentedienst. Wie niet op tijd verwittigt, loopt het risico de straatcheque te verliezen en/of de geleverde materiële ondersteuning extra te moeten vergoeden.
Door het indienen van de aanvraag gaan de aanvragers akkoord met het reglement.

3.2. Buurtcheque

Het bedrag van de buurtcheque bedraagt 500 euro.
De buurtcheque wordt max. 1 keer per kalenderjaar toegekend en is niet cumuleerbaar met andere subsidies.
Buurtcomités die op jaarbasis 4 of meer activiteiten voor hun buurt organiseren, krijgen een bonus van 100 euro per extra activiteit.

3.3. Feestcheque

Het bedrag van de feestcheque bedraagt 1000 euro.
De feestcheque wordt max. 1 keer per kalenderjaar toegekend en is niet cumuleerbaar met andere subsidies niet eigen aan dit reglement.
Feestcomités kunnen per activiteit een aanvullende subsidie aanvragen die wordt berekend op basis van het type en de schaal van georganiseerde activiteiten. Per activiteit geeft de aanvrager een overzicht van de geraamde kosten en ontvangsten.

Artikel 4 - Materiële ondersteuning

De aanvrager kan gebruikmaken van logistiek materiaal of van de gemeentelijke infrastructuur volgens de voorwaarden bepaald in het retributiereglement. Aanvragen gebeuren via het formulier op de gemeentelijke website www.koksijde.be.

Artikel 5 – Promotie

Bij subsidiëring van de activiteit moet de aanvrager (op alle publicaties) vermelden dat de activiteit financieel ondersteund wordt door gemeente Koksijde en is het gebruik van het K-logo verplicht.
Er moet voldoende promotie zijn voor de activiteit.
Feestcomités dienen zich te houden aan de huisstijl van gemeente Koksijde.

Artikel 6 - Uitbetaling en controle

6.1. Straatcheque

Na afloop bezorgt de aanvrager (ten laatste 8 weken na de activiteit) een verslag met minstens deze info: plaats, datum en korte nabeschouwing van de activiteit, aantal deelnemers en groepsfoto bij de vlag van Koksijde

Het college van burgemeester en schepenen geeft pas na een controle de goedkeuring tot uitbetaling van de straatcheque.

6.2. Buurtcheque

Het college van burgemeester en schepenen beslist over de aanvraag en bepaalt of er een voorschot van het subsidiebedrag wordt toegekend.

Ten laatste 8 weken na de aanvraag ontvangen de aanvragers een antwoord op de vraag of hun aanvraag goedgekeurd of afgewezen is.

50 procent van de subsidie wordt, na goedkeuring van de aanvraag, gestort op het rekeningnummer van het buurtcomité.
Na het voorleggen van de gevraagde bewijsstukken volgt, aan het einde van het jaar, de overige 50 procent en de eventuele bonus.

6.3. Feestcheque

Het basisbedrag wordt uitbetaald na aanvraag van de subsidie door het feestcomité.

De aanvullende subsidie wordt per activiteit uitbetaald.

50 procent van de subsidie wordt, na goedkeuring van de activiteit, gestort op het rekeningnummer van het feestcomité.
Na het voorleggen van de gevraagde bewijsstukken volgt, ten laatste 8 weken na de activiteit, de overige 50 procent.

6.4. Controle

Op ieder ogenblik kan (door een afgevaardigde van gemeente Koksijde, namens het college van burgemeester en schepenen) de naleving van dit reglement gecontroleerd worden.

Bij niet-naleving van de bepalingen kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot de (volledige of gedeeltelijke) terugvordering van de betrokken subsidie, ongeacht gerechtelijke vervolging. Vastgestelde misbruiken kunnen leiden tot uitsluiting van het verkrijgen van de subsidie, al dan niet voor een bepaalde periode.

Alle uitspraken over geschillen/betwistingen over (de toepassing van) dit reglement worden afgehandeld door het college van burgemeester en schepenen.

Betwistingen moeten, ten laatste 1 maand na kennisgeving van de beslissing over de toekenning van de subsidie aan de subsidieaanvrager, per aangetekende brief gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen (postadres: Zeelaan 303, 8670 Koksijde, of via info@koksijde.be).

Artikel 7 – Slotbepalingen

Dit reglement is van kracht vanaf 1 januari 2026 (vastgesteld door de gemeenteraad, zitting van 15 december 2025).