Besluit  college van burgemeester en schepenen

ARTIKEL 1: VOORWERP RETRIBUTIEREGLEMENT

Er wordt vanaf 1 april 2024 een gemeentelijke retributie gevestigd op het gebruik van gemeentelijke  infrastructuur.

ARTIKEL 2: TOEPASSING RETRIBUTIEREGLEMENT

Het retributiereglement is van toepassing op de volgende gemeentelijke infrastructuur:

§1. sportinfrastructuur

Infrastructuur Koksijde: Sporthal, Zaal voor vloersporten, Turnzaal gemeenteschool, Atrium gemeenteschool, Voetbalveld, Kleedkamers sportinfrastructuur (zonder gebruik zaal/veld), VIP-ruimte van Sportcentrum Koksijde;

Infrastructuur Oostduinkerke: Sporthal, Bolledroom, Turnzaal gemeenteschool, Atrium gemeenteschool, Recreatiesportvelden, Hockeyveld, Voetbalvelden, Atletiekpiste, Tafeltenniszaal, Kleedkamers sportinfrastructuur (zonder gebruik zaal/veld);

§2. socio- culturele infrastructuur: cultuurcentrum CasinoKoksijde

Theaterzaal; Feestzaal; Foyer; Mezzanine; Keuken;

§3. socio- culturele infrastructuur: andere

• Keunekapel;
• Ten Bogaerde: Kunstencentrum Ten Bogaerde; Kapel Rozenkrans;
• Abdijmuseum Ten Duinen: Gasterie;
• Duinenhuis: zaal ‘Muiltje’; Keuken; Vergaderzaal ‘Zeedennetje’; zaal ‘Zeezicht’

§4. infrastructuur voor polyvalent gebruik

Noordduinen; ‘t Oud Schooltje; Witte Burg; Kerkepannezaal; Ster der Zee; Gemeentehuis: raadskelder en atrium voor huwelijksrecepties;

ARTIKEL 3: ERKENDE VERENIGINGEN

Indien er in het reglement gesproken wordt van erkende verenigingen dan zijn dit verenigingen die aan alle onderstaande voorwaarden voldoen:

• die hun werking op het grondgebied van de gemeente Koksijde hebben of die kunnen aantonen dat hoewel hun activiteiten niet beoefend worden op het grondgebied van de gemeente Koksijde, zij zich richten tot de inwoners van de gemeente Koksijde
• die zich richten tot de inwoners en tweede verblijvers van de gemeente Koksijde;
• minstens 1 jaar werking kunnen aantonen;
• die jaarlijks rapporteren aan de gemeente Koksijde omtrent hun werking en samenstelling van de vereniging a.d.h.v. een activiteitenverslag van het voorbije werkingsjaar;
• die niet discriminerend zijn bij ledenwerving;
• waarvan de activiteiten toegankelijk zijn voor iedereen zijn;
• die (of de koepelvereniging) een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid kunnen voorleggen;
• die over een rekeningnummer op naam van de vereniging beschikken;
• die bestaan uit minstens vijf leden, waarvan 3 bestuursleden woonachtig zijn op een verschillend adres in Koksijde.

De lijst met erkende verenigingen wordt jaarlijks vastgesteld begin januari.

ARTIKEL 4: AANVRAAG

De retributie is verschuldigd door een natuurlijke persoon, een feitelijke vereniging of een rechtspersoon die het gebruik van gemeentelijke infrastructuur aanvraagt en daartoe de toelating krijgt.

De natuurlijke persoon die de aanvraag doet (ook namens een feitelijke vereniging) wordt verantwoordelijk geacht en is de persoon aan wie de toelating en de factuur zal worden toegezonden.

Een natuurlijke persoon vermeldt steeds het rijksregisternummer.

Een rechtspersoon vermeldt steeds het ondernemingsnummer/B.T.W.-nummer.

De aanvraag dient alle elementen te bevatten om het juiste gebruik ervan te kunnen bepalen.

ARTIKEL 5: GEBRUIK

De huurder verklaart dat de gegevens op het aanvraagformulier conform zijn met betrekking tot de aanvrager en de geplande activiteit.

De huurder kan de infrastructuur niet onderverhuren of al dan niet tegen betaling ter beschikking stellen aan derden.

ARTIKEL 6: ANNULERING EN VERGOEDING VOOR GEMAAKTE RESERVATIEKOSTEN

§1. Indien de reservatie schriftelijk of per e-mail geannuleerd wordt minder dan 30 kalenderdagen voor de datum van gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten die het gebruik van de infrastructuur voorafgaan. Deze bedragen:

Ingeval van overmacht met een gemotiveerd schriftelijk verzoek, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen dat deze vergoeding voor reeds gemaakte kosten voorafgaand aan het gebruik niet worden aangerekend. Dit verzoek moet ingediend worden samen met de annuleringsaanvraag. Verzoeken ingediend na de datum van het gevraagde gebruik van de infrastructuur kunnen niet leiden tot schrapping van deze kosten door het college van burgemeester en schepenen.

Overmacht is onafhankelijk van de wil of beslissingsbevoegdheid van de aanvrager.

§2. Bij wijze van uitzondering op artikel 6 § 1 kan voor reservaties vallend onder infrastructuur artikel 2 § 1 (sportinfrastructuur) geannuleerd worden door competitiesportclubs en scholen uit Koksijde. Dergelijke annulatie is enkel mogelijk voorafgaand aan het gebruik en tijdens de kantooruren, na motivatie. Bij niet verwittigen of het niet opdagen zal het gebruik van de infrastructuur aangerekend worden, evenals de vergoeding voor de gemaakte reservatiekosten.

ARTIKEL 7: OVERMACHT

Indien het gemeentebestuur door overmacht of door het ingrijpen van de burgemeester in het kader van het handhaven van de openbare orde, de gehuurde infrastructuur niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding betaald noch gevraagd kunnen worden.

ARTIKEL 8: SCHADE

Indien er schade wordt aangebracht aan de gehuurde infrastructuur zal de werkelijke kost gefactureerd worden aan de huurder. De administratieve kosten die de vervanging of herstel van de beschadigde goederen of infrastructuur met zich meebrengen zijn ten laste van de huurder en bedragen € 50,00. Eventuele schade dient integraal door de huurder betaald te worden.

Indien de huurder de infrastructuur niet in goede en ordelijke staat verlaat, wordt er een bijkomende factuur opgemaakt voor de schoonmaak ervan volgens de tarieven vermeld in artikel 10 § 2 schoonmaak. Deze is betaalbaar op dertig kalenderdagen na verzending ervan op de rekening van de gemeente.

ARTIKEL 9: FACTURATIE

De huurprijs en desgevallend de verbruikskosten (artikel 10) worden gefactureerd na gebruik van de infrastructuur aan de huurder die daartoe de toelating heeft verkregen. Deze is betaalbaar op dertig kalenderdagen na verzending ervan op de rekening van de gemeente.

In geval de factuur niet tijdig vereffend wordt, staat de Financieel beheerder in voor de invordering ervan. Indien de factuur niet betaald is voor de erop vermelde vervaldag, wordt een aanmaning gestuurd te betalen op zeven kalenderdagen, gevolgd door een aangetekende aanmaning te betalen op zeven kalenderdagen. Voor elke aangetekende aanmaning wordt een administratiekost van €10 aangerekend die ten laste is van de in gebreke blijvende schuldenaar. De invorderingskosten via gerechtsdeurwaarder bij niet betaling zijn ten laste van de in gebreke blijvende schuldenaar.

Elke nieuwe reservatie zal worden geweigerd tot op het ogenblik dat de openstaande verschuldigde som is betaald.

ARTIKEL 10: VERBRUIKSKOSTEN

§1. dranken

Verbruik van koffie, thee en water is niet inbegrepen in de huurtarieven voor de infrastructuur. Voor koffie, thee en water wordt € 1 aangerekend per aangevraagde gebruiker. Deze bepaling is enkel van toepassing op de infrastructuur vermeld onder artikel 2 § 2 en § 3 (socio-culturele infrastructuur) van dit retributiereglement.

§2. schoonmaak

Het schoonmaken van de infrastructuur is inbegrepen in de huurprijs. Voor specifieke bepalingen m.b.t. het opruimen en poetsklaar maken door de aanvrager zie het huishoudelijk reglement per infrastructuur.

Enkel voor fuiven en grote activiteiten zijn de schoonmaakkosten niet inbegrepen. Het gemeentebestuur factureert in dergelijke gevallen de schoonmaakkosten aan de huurder volgens onderstaand tarief:

§3. technicus en zaalverantwoordelijke

Indien de aanwezigheid van een zaalverantwoordelijke of een technicus noodzakelijk is voor, tijdens of na de activiteit wordt de huurder hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht bij reservatie. De gepresteerde uren van zowel de voorbereiding, de aanwezigheid op de activiteit als de uren na de activiteit, worden in voorkomend geval gefactureerd. Het gemeentebestuur factureert de kosten voor de aanwezigheid van de zaalverantwoordelijke en technicus aan de huurder volgens onderstaande tarief:

De uren van de zaalwachter voor het openen en sluiten van de infrastructuur zijn inbegrepen in de huurprijs.

Voor de infrastructuur onder artikel 2 § 1 (sportinfrastructuur) is de aanwezigheid van de zaalwachter  inbegrepen in de huurprijs van de infrastructuur.

§4. gas, water en elektriciteit

De verbruikskosten voor gas, water en elektriciteit zijn inbegrepen in de huurprijzen.

ARTIKEL 11: TARIEVEN - HUURPRIJS

De tarieven vermeld onder artikel 11 § 1 (sportinfrastructuur) zijn tarieven per uur, de tarieven vermeld onder artikel 11 § 2, § 3, § 4 (socio- culturele infrastructuur en infrastructuur voor polyvalent gebruik) zijn per dag met een maximum van 20 opeenvolgende uren, tenzij anders vermeld.

De aanvrager valt onder de categorie overeenkomstig de hoedanigheid of het doel van de aangevraagde activiteit. Bij misbruik van de aanvraag vervalt het voordelige tarief (categorie gedurende 2 jaar voor alle aanvragen inclusief aanvraag waarbij het misbruik werd vastgesteld).

Voor alle vermelde tarieven in dit reglement is de BTW inbegrepen.

§1. sportinfrastructuur

Infrastructuur Koksijde: Sporthal, Zaal voor vloersporten, Turnzaal gemeenteschool, Atrium gemeenteschool, Voetbalveld, Kleedkamers sportinfrastructuur (zonder gebruik zaal/veld), VIP-ruimte van Sportcentrum Koksijde;

Infrastructuur Oostduinkerke: Sporthal, Bolledroom, Turnzaal gemeenteschool, Atrium gemeenteschool, Recreatiesportvelden, Hockeyveld, Voetbalvelden, Atletiekpiste, Tafeltenniszaal, Kleedkamers sportinfrastructuur (zonder gebruik zaal/veld);

categorie 1:

• Gemeente-OCMW diensten Koksijde; VVV Koksijde; Lagere scholen Koksijde; Buitengewoon secundair onderwijs Koksijde; Adviesraden Koksijde; Politieke partijen Koksijde; Westhoekacademie; StapWest; AGB Koksijde; Vriendenkringen gemeentelijke instellingen Koksijde; Kerkfabrieken Koksijde; Vrijzinnige koepel Westhoek; Rode Kruis Vlaanderen;
• Organisaties die in samenwerking met het gemeentebestuur zorgen voor de versterking van de gemeentelijke identiteit en uitstraling én waarbij de organisatie de gemeente Koksijde visueel opneemt bij de publiciteitscampagne van de activiteit;

categorie 2:

• Erkende verenigingen Koksijde en serviceclubs met werkingsgebied Koksijde;
• Koksijdse sportclubs voor mensen met een beperking;
  • Intergemeentelijke organisaties waarvan de gemeente Koksijde deel van uitmaakt (o.a. Intercommunales, Hulpverleningszone waarvan de gemeente Koksijde deel van uitmaakt, Politiezone Westkust); Provinciebestuur West-Vlaanderen;
  • Personeelsleden gemeente en OCMW Koksijde; Mandatarissen Koksijde; Personeel van de brandweerzone waarvan de gemeente Koksijde deel van uitmaakt woonachtig Koksijde; Personeel Politiezone Westhoek woonachtig Koksijde;

categorie 3:

• Inwoners (privépersonen) en houders K-pas;
• Niet-commerciële organisaties Koksijde;
• Privaat en hoger onderwijs Koksijde;

categorie 4:

• Niet-inwoners (privépersonen);
  • Niet-commerciële organisaties buiten Koksijde; Verenigingen buiten Koksijde; openbare besturen; scholen buiten Koksijde;
  • Commerciële organisaties (bedrijven) met hun maatschappelijke zetel in Koksijde;

categorie 5:

• Commerciële organisaties (bedrijven) buiten Koksijde;

Bij de reservatie van infrastructuur is het gebruik van kleedkamer/douche (indien aanwezig) inbegrepen in de huurprijs van de infrastructuur. Verlichting van openluchtinfrastructuur wordt standaard aangerekend vanaf 1 oktober tot 31 maart voor alle gebruik vanaf 17u.

§2. socio- culturele infrastructuur: cultuurcentrum CasinoKoksijde

Theaterzaal; Feestzaal; Foyer; Mezzanine; Keuken;

categorie 1:

• Gemeente-OCMW diensten Koksijde, VVV Koksijde, Lagere scholen Koksijde; Buitengewoon secundair onderwijs; adviesraden Koksijde, politieke partijen Koksijde, Westhoekacademie, StapWest, AGB Koksijde, Vriendenkringen gemeentelijke instellingen Koksijde; Kerkfabrieken Koksijde, Vrijzinnige koepel Westhoek; Educatieve partners cc CK; Rode Kruis Vlaanderen;

categorie 2:

• Organisaties die in samenwerking met het gemeentebestuur zorgen voor de versterking van de gemeentelijke identiteit en uitstraling én waarbij de organisatie de gemeente Koksijde visueel opneemt bij de publiciteitscampagne van de activiteit;
• Intergemeentelijke organisaties waarvan Koksijde deel van uitmaakt (o.a. Intercommunales, Hulpverleningszone waarvan de gemeente Koksijde deel van uitmaakt; Politiezone Westkust); Provinciebestuur West-Vlaanderen;
  • Erkende verenigingen Koksijde, serviceclubs met werkingsgebied Koksijde en niet-commerciële organisaties en verenigingen van de Westkust
  • Personeelsleden gemeente en OCMW Koksijde, mandatarissen Koksijde, personeel hulpverleningszone Westhoek woonachtig Koksijde, personeel Politiezone Westhoek woonachtig Koksijde;

categorie 3:

• Erkende verenigingen Koksijde, serviceclubs met werkingsgebied Koksijde en niet-commerciële organisaties en verenigingen van de Westkust
• Personeelsleden gemeente en OCMW Koksijde, mandatarissen Koksijde, personeel hulpverleningszone Westhoek woonachtig Koksijde, personeel Politiezone Westhoek woonachtig Koksijde;

categorie 4:

• Inwoners (privépersonen) en houders K-pas;
• Commerciële organisaties (bedrijven) met hun maatschappelijke zetel in Koksijde;
• Privaat en hoger onderwijs Koksijde;

categorie 5:

• niet-inwoners (privépersonen)
• commerciële organisaties (bedrijven) met hun maatschappelijke zetel buiten Koksijde
• verenigingen buiten Koksijde

*Categorie 2: infrastructuur jaarlijks één activiteit gratis, exclusief: technische installatie, op- en afbouw, technici, zaalverantwoordelijke, dranken en schoonmaak in voorkomend geval

Huurprijzen infrastructuur gedurende meerdere kalenderdagen na elkaar:

• voor een ononderbroken meerdagen-initiatief geldt:
• 2^de dag: 25% vermindering op het tarief van de eerste dag;
• vanaf 3^de dag: 50% vermindering op het tarief van de eerste dag.

Vaste zaalverlichting is inbegrepen in de huurprijzen.

Tarieven voor gebruik technische installatie:

§3. socio- culturele infrastructuur: andere

Keunekapel, Ten Bogaerde: Kunstencentrum; Abdijmuseum Ten Duinen: gasterie;

Duinenhuis: zaal ‘Muiltje’; Keuken; Vergaderzaal ‘Zeedennetje’; zaal ‘Zeezicht’; Kapel Rozenkrans

categorie 1:

• Gemeente-OCMW diensten Koksijde; VVV Koksijde; Lagere scholen Koksijde; Buitengewoon secundair onderwijs; Adviesraden Koksijde; Politieke partijen Koksijde; Westhoekacademie; StapWest; AGB Koksijde; Vriendenkringen gemeentelijke instellingen Koksijde; Kerkfabrieken Koksijde; Vrijzinnige koepel Westhoek;
• Organisaties die in samenwerking met het gemeentebestuur zorgen voor de versterking van de gemeentelijke identiteit en uitstraling én waarbij de organisatie de gemeente Koksijde visueel opneemt bij de publiciteitscampagne van de activiteit

categorie 2:

• Erkende verenigingen Koksijde en serviceclubs met werkingsgebied Koksijde;
  • Intergemeentelijke organisaties waarvan de gemeente Koksijde deel van uitmaakt (o.a. Intercommunales, Hulpverleningszone waarvan de gemeente Koksijde deel van uitmaakt; Politiezone Westkust); Provinciebestuur West- Vlaanderen;
  • Personeelsleden gemeente en OCMW Koksijde; mandatarissen Koksijde; personeel hulpverleningszone Westhoek woonachtig Koksijde; personeel Politiezone Westhoek woonachtig Koksijde;
  • Inwoners (privépersonen) en houders K-pas;
  • Niet-commerciële organisaties Koksijde;
  • Privaat en hoger onderwijs Koksijde;

categorie 3:

• Inwoners (privépersonen) en houders K-pas;
• Niet-commerciële organisaties Koksijde;
• Privaat en hoger onderwijs Koksijde;

categorie 4:

• Niet-inwoners (privépersonen);
  • Niet-commerciële organisaties buiten Koksijde; Verenigingen buiten Koksijde; openbare besturen; scholen buiten Koksijde;
  • Commerciële organisaties (bedrijven) met hun maatschappelijke zetel in Koksijde;

categorie 5:

• Commerciële organisaties (bedrijven) buiten Koksijde;
  

  cat. 1 cat. 2 cat. 3 cat. 4 cat. 5 Keunekapel gratis € 50 € 75 € 100 € 150 Kunstencentrum Ten Bogaerde gratis € 180 € 275 € 420 € 600 Kapel Rozenkrans gratis € 100 € 150 € 200 € 250 Abdijmuseum Ten Duinen: gasterie   gratis   € 100   € 150   € 200   € 250 Zaal ‘Muiltje’ incl; dakterras gratis € 35/4u € 50/4u € 50/4u € 100/4u Zaal ‘Muiltje’ incl. dakterras en keuken   gratis   € 50/4u   € 50/4u   € 75/4u   € 150/4 Vergaderzaal ‘Zeedennetje’ incl. toegang dakterras   gratis   € 75/4u   € 75/4u   € 100/4u   € 200/4u Zaal ‘Zeezicht’ gratis € 100/4u € 100/4u € 150/4u € 350/4u

Huurprijzen infrastructuur gedurende meerdere kalenderdagen na elkaar:

Voor een ononderbroken meerdagen-initiatief geldt:

2de dag: 25% vermindering op het tarief van de eerste dag;

vanaf 3de dag: 50% vermindering op het tarief van de eerste dag.

§4. Infrastructuur voor polyvalent gebruik

Noordduinen; ’t Oud Schooltje; Witte Burg; Kerkepannezaal; Gemeentehuis: raadskelder en atrium voor huwelijksrecepties;

categorie 1:

• Gemeente-OCMW diensten Koksijde; VVV Koksijde; Lagere scholen Koksijde en hun vriendenkringen; Buitengewoon secundair onderwijs; Adviesraden Koksijde; Politieke partijen Koksijde; Westhoekacademie; StapWest; AGB Koksijde; Vriendenkringen gemeentelijke instellingen Koksijde; Kerkfabrieken Koksijde; Vrijzinnige koepel Westhoek; Rode Kruis Vlaanderen;
• Organisaties die in samenwerking met het gemeentebestuur zorgen voor de versterking van de gemeentelijke identiteit en uitstraling én waarbij de organisatie de gemeente Koksijde visueel opneemt bij de publiciteitscampagne van de activiteit;

categorie 2:

• Erkende verenigingen Koksijde en serviceclubs met werkingsgebied Koksijde;
  • Intergemeentelijke organisaties (o.a. Achthoek, Intercommunales, Hulpverleningszone Westhoek, Politiezone Westkust); Provincie West-Vlaanderen;
  • Personeelsleden gemeente en OCMW Koksijde; Mandatarissen Koksijde; Personeel hulpverleningszone Westhoek woonachtig Koksijde; Personeel Politiezone Westhoek woonachtig Koksijde;

categorie 3:

• Inwoners (privépersonen) en houders K-pas;
• Niet-commerciële organisaties Koksijde;
• Privaat en hoger onderwijs Koksijde;

categorie 4:

• Niet-inwoners (privépersonen);
  • Niet-commerciële organisaties buiten Koksijde; Verenigingen buiten Koksijde; openbare besturen; scholen buiten Koksijde;
  • Commerciële organisaties (bedrijven) met hun maatschappelijke zetel in Koksijde;

categorie 5:

• Commerciële organisaties (bedrijven) buiten Koksijde;

Bovenstaande tarieven worden cumulatief toegepast voor wat de zaal en de keuken betreft. Voorbeeld: voor inwoners die zowel de Kerkepannezaal en de keuken van de Kerkepanne gebruiken wordt een tarief van 175 EUR aangerekend.

Voor het gebruik van de infrastructuur Kerkepannezaal; Noordduinen; ’t Oud Schooltje en Witte Burg; door erkende verenigingen bij terugkerende activiteiten met vaste gebruikers wordt onderstaand tarief aangerekend (enkel van toepassing op weekdagen van 09u—19u):

• wekelijks gebruik: 250 EUR forfait jaarlijks
• gebruik om de 14 dagen: 150 EUR forfait jaarlijks
• maandelijks gebruik of 20 beurten: 100 EUR forfait jaarlijks